Двойная сортировка в excel

При сортировке данных в Excel Вы можете столкнуться с необходимостью отсортировать данные одновременно по нескольким столбцам. Вот как раз сегодня я расскажу как это можно сделать.

За пример возьмем таблицу, в которой имеется список продуктов с их стоимостью и сроком годности. Задача — отсортировать продукты в алфавитном порядке и по сроку годности.

Выделяем все ячейки таблицы, к которой мы будем применять сортировку. В нашем случае, можно просто встать на любую ячейку внутри диапазона. Далее на вкладке Главная щелкаем по иконке Сортировка и фильтр и из выпадающего меню выбираем пункт Настраиваемая сортировка.

Откроется окно настройки сортировки. Первым делом нужно убедиться, что стоит галочка Мои данные содержат заголовки. Эта настройка позволяет убрать первую строку из диапазона и не участвовать ей в будущей фильтрации.

Теперь будем добавлять столбцы, по которым будет идти сортировка. Первым, в нашем случае, идет столбец Продукты. В поле Сортировка выставляем Значение и устанавливаем Порядок от А до Я.

Далее добавляем второй фильтр через кнопку Добавить уровень. Выставляем сортировку по Сроку годности с порядком От старых к новым.

Теперь продукты будут сортироваться сначала по первому столбцу и дополнительно по второму. При этом вторая сортировка не оказывает влияние на первую. Таким же образом можно осуществлять сортировку и по большему количеству столбцов.

Кстати, сортировка может также осуществляться и по строкам. Как это сделать я расскажу в следующем уроке.

Не забудьте поделиться ссылкой на статью ⇒

Сегодня расскажу про быстрое переключение между листами Excel. Это может вам понадобиться, когда в открытом документе слишком много листов и добраться к нужному не так-то просто. В Экселе на этот случай есть несколько решений, поэтому вы сможете выбрать для себя наиболее подходящий.

    28.12.2015 Просмотров: 13023 Excel

В этом уроке расскажу как свернуть Outlook в трей. Многие пользователи, которые только начинают работать с программой Microsoft Outlook, сталкиваются с проблемой, когда программа, которую они сворачивают, остается на панели задач.

    22.09.2015 Просмотров: 4787 Outlook

В этом уроке расскажу как сделать разбивку текста по столбцам в Excel. Данный урок подойдет вам в том случае, если вы хотите произвести разбивку текста из одного столбца на несколько. Сейчас приведу пример. Допустим, у вас есть ячейка "A", в которой находится имя, фамилия и отчество. Вам необходимо сделать так, чтобы в первой ячейке "A" была только фамилия, в ячейке "B" — имя, ну и в ячейке "C" отчество.

    15.12.2015 Просмотров: 6414 Excel Видеоурок

В прошлом уроке я уже рассказывал как удалить дубликаты с помощью специальной функции, которая появилась с 2007 версии. Сегодня поговорим про возможность, которая подойдет и для более ранних версий. Будем использовать расширенный фильтр.

    03.11.2015 Просмотров: 3548 Excel Видеоурок

В этом уроке расскажу как удалить страницу из PDF файла. Этим способом можно удалить любую страницу из файла и поможет нам в этом браузер Google Chrome.

Сортировка данных – это интегральная часть анализа. Сортировка позволяет быстро отобразить данные для их легкого восприятия и понимания. Сортировка в Excel позволяет организовать и быстро находить нужные значения для принятия наиболее эффективных решений. Программа Excel предоставляет широкие возможности для сортировки. Можно выполнять сортировку данных по нескольким условиям и столбцам и даже на основе цвета заливки ячеек.

Как сделать сортировку в Excel по нескольким столбцам

Инструмент сортировки в Excel всегда под рукой. Например, настраиваемую сортировку можно включить на закладке: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Настраиваемая сортировка» или на закладке: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».

Допустим у нас имеется таблица, которую нужно сортировать по нескольким столбцам:

Чтобы отсортировать диапазон ячеек по нескольким условиям следует:

  1. Перейдите на любую ячейку диапазона, который содержит данные и включите настраиваемую сортировку одним из выше описанных способов. Например, так:
  2. В появившемся окне активируйте галочкой опцию «Мои данные содержат заголовки».
  3. Откройте выпадающий список «Сортировать по:» и выберите опцию «Дата». Во второй секции оставляем значение выпадающего списка по умолчанию «Значения», а в третьей «Порядок» выбираем опцию «От старых к новым».
  4. Кликните на кнопке «Добавить уровень». В первой секции выбираем опцию «Город», во второй «Значение», в третьей «От А до Я».
  5. Еще раз добавьте новый уровень (новое условие сортировки). На новом уровне в первом выпадающем списке выбираем опцию «Продавец», а остальные оставляем без изменений – «Значение» и «От А до Я».
  6. Снова нажмите на кнопку «Добавить уровень». В первой секции указываем «Сумма», вторая секция – без изменений, а в секции «Порядок» должно быть значение «По возрастанию». И нажите ОК.

Список отсортирован по 4 условиям:

  1. Самая старая дата – 20.07.2017.
  2. В этой дате название города в алфавитном порядке – Екатеринбург.
  3. Далее в этой дате в этом городе первый продавец по алфавиту – Луналика.
  4. Наименьшая сумма продаж Луналики в городе Екатеринбург за 20.07.2017 – 47 817,00₽.

Максимальное количество уровней в настраиваемой сортировке может достигать до 64-ох условий. Обратите внимание на несколько дополнительных опций, которые помогают организовать и создавать новые условия в окне настраиваемой сортировки. Слева от кнопки «Параметры» находиться две кнопки со стрелками:

Благодаря им можно упорядочить порядок выполнения условий в нижней области уровней. Порядок положений уровней существенно влияет на конечный результат сортировки по нескольким условиям. Если условия мало чем отличаются между собой можно воспользоваться кнопкой «Копировать уровень». В результате под активным (выделенным) уровнем создается новый с такими же параметрами критериев, где пользователю остается лишь внести небольшие корректировки.

В третьей секции «Порядок» пользователь определяет тип сортировки значений в области одного столбца. Стоит заметить, что Excel автоматически подставляет опции к формату значений, находящихся в столбце. Например, для дат порядок сортировки будет «От старых к новым» или наоборот, а для чисел – «По возрастанию». В связи с этим упорядочиться условия в соответствии с типом исходных значений. Но что если в одном столбце несколько типов значений (например, текст и числа)? Тогда порядок сортировки будет выполняться по тем типам которых больше в данном столбце.

Внимание! Каждый раз при вызове инструмента «Настраиваемая сортировка» следует обращать внимание включена или отключена опция «Мои данные содержат заголовки» (в правом верхнем углу диалогового окна инструмента). Если заголовков на самом деле нет, а данная опция включена это негативно отразиться на правильности сортировки данных, так как значения в первой строке не примут участия и не будут учитываться. Программа воспримет такие значения за названия заголовков.

Другие способы сортировки списков в Excel

Чтобы сортировать список данных, можно его заменить на таблицу. Таким образом сортировка может быть выполнена с помощью выпадающего меню появившихся в заголовках столбцов таблицы. Для этого:

  1. Перейдите курсором на любую ячейку в область данных и выберите инструмент: «ВСТАВКА»-«Таблица» или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T.
  2. В появившемся окне «Создание таблицы» автоматически заполниться поле ввода ссылкой на диапазон ячеек. При необходимости измените его на свой адрес. Если же после вызова диалогового окна поле ввода «Укажите расположения данных таблицы:» оказалось пустым, то заполните его ссылкой на необходимый диапазон.
  3. Активируйте галочкой опцию «Таблица с заголовками» и нажмите на кнопку ОК.

Список преобразован в таблицу Excel.

Полезный совет! Выпадающие списки меню автофильтра, имеют такие же опции сортировки по возрастанию и убыванию:

Можно не создавать таблицу а просто перейти курсором в любую ячейку списка данных и включить автофильтр: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».

Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)

Итак, нам вручили электронную таблицу Excel с тысячами строк внутри нее и вы понимаете, что все данные в неправильном порядке. Возможно, вам придется сортировать её на основе имен столбцов или путем сортировки данных от большего к меньшему.

На первый взгляд, сортировка данных в Excel задача простая, и приложение, безусловно, упрощает сортировку. Однако, более важно то, как вы можете отсортировать и изменить порядок данных в ваших листах. Вот три метода сортировки данных Excel, о которых вы узнаете в этом уроке:

  1. Сортировка данных всего в несколько кликов
  2. Установка нескольких, ступенчатых правил сортировки, таких как сортировка по алфавиту по состоянию, а затем по всё вместе.
  3. Создать полностью свои настройки сортировки, чтобы отсортировать данные с помощью любого установленного вами правила.

Сортировка данных иногда может казаться опасной; что, если вы отсортируете только один столбец и данные будут смещены? Я покажу вам, как избежать этого. Давайте начнем.

Как сортировать данные в электронной таблице Excel (короткое видео)

Этот скринкаст охватывает несколько методов сортировки ваших данных. Просмотрите этот трехминутный видеоролик, чтобы быстро изучить эти профессиональные техники работы Excel. Мы начнем с простой сортировки и перейдем к более продвинутым методам, чтобы вы всегда смогли отсортировать данные так, как вам нужно.

Читайте дальше пошаговое руководство по сортировке данных в электронных таблицах Excel с использованием простых и передовых методов.

Примеры данных (бесплатная загрузка рабочей книги Excel)

В рамках этого урока я создал книгу, с которой вы можете работать, изучая сортировку данных. Загрузите книгу бесплатно и используйте её во время изучения сортировки в Excel.

1. Простая сортировка в Excel

Сортировка может быть очень простой, всего пара кликов для перестановки данных в ваших таблицах. Давайте узнаем как.

В книге Excel, начните с нажатия на ячейку столбца, который вы хотите отсортировать. Теперь, убедитесь, что вы находитесь на вкладке Главная на ленте Excel’я и найдите кнопку Сортировка и фильтр на самой правой стороне этой панели.

Кнопка Сортировка и фильтр обитает в самой правый части вкладки Главная.

Заметьте, что в вариантах сортировки, вы можете отсортировать текст "А до Я" или "Я до А". Эти простые варианты помогут отсортировать данные в Excel В алфавитном или обратным порядках, в зависимости от того что вы выбрали.

Когда вы сортируете данные в Excel, сортируется вся строка. По сути, выбранный вами столбец будет «ключом», который Excel использует, чтобы решить, как сортировать данные, но каждая строка это запись, которая должна оставаться сгруппированной вместе.

В зависимости от данных, которые вы выбрали, можете произвести сортировку по алфавитному или числовому порядку. Если столбцы содержат числовые данные, вы можете отсортировать в порядке от малого к большому числу, текстовые данные сортируются в алфавитном порядке.

В примере выше, варианты сортировки изменились, потому что я выбрал столбец с цифрами.

Выполнить обычную сортировку на самом деле так просто. Просто кликните по данным, выберите вариант сортировки и Excel перестроит данные в таблице.

Я отсортировал данные в этой таблице на основе клиента всего в несколько кликов.

Дельный совет: попробуйте также сортировать, щелкнув правой кнопкой мыши внутри столбца и выбрав Сортировка, а затем указать способ сортировки исходных данных.

2. Как НЕ нужно сортировать данные в Excel

Не менее важно узнать, о самом опасном способе сортировки данных в Excel, такой метод может испортить ваши исходные данные.

Проблема возникает если в таблице много данных, а вы случайно отсортировали только один столбец данных. Каждая строка с данными в Microsoft Excel действительно похоже на запись, которая должна быть такой же по всей строке.

На изображении ниже, Я раскрасил строки, таким образом опасное место с сортировкой только одного столбца данных, будет выделено.

Я задал цвета строкам в этом примере, чтобы мы могли убедиться, что наши данные отсортированы правильно. Цвета должны проходить полностью через каждую строку без перерывов, если данные сортируются правильно.

Большая ошибка пользователей Excel заключается в выборе только одного столбца при сортировке и выборе неправильного параметра в следующем окне.

Excel даже пытается предупредить нас, показывая окно Обнаруженны данные вне указанного диапазона. Во всплывающем окне можно выбрать автоматически расширить выделенный диапазон (выберите это!) и сортировать в пределах указанного выделения.

Я всегда думал, что варианты, которые дает вам это окно, не совсем ясны. Просто знайте, что вы захотите использовать автоматически расширить выделенный диапазон, чтобы убедиться, что Excel затронет все столбцы при сортировке данных.

Для тестирования давайте посмотрим, что произойдет, если мы выберем один столбец и выберем тип сортировки сортировать в пределах указанного выделения.


Использование вариант сортировать в приделах указанного диапазона сортирует только один столбец данных, который обязательно разрушит вашу исходную электронную таблицу.

На скриншоте ниже вы можете видеть, насколько проблематичен этот тип сортировки. Так как столбец Amount Billed был отсортирован от наименьшего до наибольшего, все остальные столбцы остались на месте. Это означает, что наши данные больше не верны.

Как вы видите из несоответствия цветов, были отсортированы только данные в столбце Amount Billed, поэтому теперь таблица некорректна.

Таким образом, при сортировке данных есть два ключевых «НЕ»:

  1. Не начинайте, выделив один столбец в своей электронной таблице.
  2. Не используйте вариант сортировать в приделах указанного диапазона, если вы работаете не с одним столбцом, убедитесь, что вы расширили выделенный диапазон.

3. Расширенная сортировка данных Excel.

До сих пор простая сортировка позволяла нам сортировать данные однотипно. Что, если мы хотим два типа данных в нашей сортировке?

Что, если мы хотим…

  • Сортировка в алфавитном порядке по состоянию, а затем по области.
  • Сортировка в алфавитном порядке по имени клиента, а затем по каждому типу проекта, который мы сделали для них.
  • Сортировка клиентов в список по алфавиту, а затем по количеству для каждого отдельного проекта, от наибольшего до наименьшего.

Ответ на всё это — расширенная сортировка, при которой вы можете установить несколько уровней сортировки данных. Давайте рассмотрим последний пример, используя образцы данных.

Чтобы начать работу, щелкните где-нибудь внутри своих данных и найдите параметр Сортировка и фильтр, а затем выберите Настраиваемая сортировка.

Перейдите к расширенным параметрам сортировки, выбрав Сортировка и фильтр > Настраиваемая сортировка.

В этом окне мы можем добавить несколько уровней сортировки. Начните с нажатия на раскрывающийся список рядом с Сортировка и выберите столбец, который вы хотите отсортировать.

В моем случае я выберу Client в раскрывающемся меню и оставлю значение Сортировка равным Значения, а Порядок — От А до Я. На простом языке это отсортирует электронную таблицу Excel на основе алфавитного порядка.

Теперь давайте нажмем Добавить уровень. Это создаст новую строку в параметрах сортировки и позволит нам добавить второй уровень организации.

Теперь я могу выбрать Amount billed во втором раскрывающемся списке. Комбинация этих двух правил начнется путем сортировки на основе имени клиента, а затем суммы, выставленного счёта за каждый проект.

Вы можете продолжить добавлять столько уровней, сколько хотите в это окно расширенной сортировки. Последовательность строк имеет значение, т.е. вы можете переместить строку вверх для сортировки сначала по выставленному счету, например, а затем по клиенту.

Как только мы нажмем OK, Excel отсортирует таблицу на основе правил, которые мы создали в этом окне.

Совет: Для более продвинутой сортировки попробуйте в раскрывающимся меню Сортировка изменить тип сортировки на расширенные функции, такие как сортировка на основе цвета ячейки.

Расширенная сортировка позволяет создавать два уровня организации данных в вашей таблице. Если сортировки по одному фактору недостаточно, используйте расширенную сортировку, чтобы добавить больше возможностей.

Повторение и продолжение обучения

Сортировка это ещё одно умение, которое нужно держать в готовом виде в своей книге Excel. Когда вам нужно повторно сопоставить данные в электронной таблице, слишком много времени можно потратить для вырезания и вставки строк в определенном порядке, поэтому сортировка является обязательной.

Как всегда, вы можете опираться на навыки, которые вы узнали сегодня, погрузившись в более удобные уроки по Excel. Посмотрите ссылки ниже:

  • Сортировка данных это мощный навык, но иногда вам может понадобится подвести итог и уяснить наборы данных, поэтому вместо этого используйте сводные таблицы.
  • Ниже приведен обзор дополнительных руководств по сортировке, если вы хотите изучить этот навык из другого источника.
  • Узнайте, как работать с формулами Excel — Как работать с формулами в Excel: копирование, вставка и автозаполнение.

Как вы сортируете данные? Используете ли вы простые методы или расширенный инструмент сортировки для обеспечения идеальной сортировкт?


[an error occurred while processing the directive]
Карта сайта